S&OP: Kế hoạch bán hàng & Hoạt động hiệu quả

Trước khi bắt đầu hoạt động, mỗi doanh nghiệp cần thực hiện S&OP (Sales and Operations Planning) và phân tích kinh doanh. Vậy S&OP là gì và nó tác động như thế nào đến doanh thu và sự thành công của doanh nghiệp? Bài viết này của TVD Media sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về S&OP, vai trò của kế hoạch chiến lược đối với doanh nghiệp và các chi tiết liên quan.

Định nghĩa về S&OP

S&OP (Sales and Operations Planning), hay còn gọi là Kế hoạch bán hàng và vận hành, là quy trình lập kế hoạch tổng thể cho các hoạt động bán hàng và vận hành của công ty. Nó có thể được xem là một kế hoạch chi tiết để hoạch định tất cả các hoạt động trước khi thực hiện kinh doanh.

Quy trình S&OP cung cấp các chiến lược phù hợp cho quy mô của toàn bộ doanh nghiệp và các giai đoạn của chuỗi cung ứng. Do đó, các nhà lãnh đạo từ tất cả các bộ phận của công ty cần tham gia vào quá trình này.

Thông thường, các cuộc họp S&OP sẽ có sự tham gia của CEO, các giám đốc cấp cao, quản lý và các nhóm lãnh đạo khác.

Trong S&OP, tất cả các thành viên cần thống nhất về kế hoạch kinh doanh trong tương lai. Kế hoạch này có thể được lập cho các khoảng thời gian cụ thể, ví dụ như 3 tháng, 6 tháng hoặc 1 năm.

Mục tiêu cuối cùng của S&OP là đưa ra một thời gian biểu hợp lý để các bộ phận của công ty biết rõ những gì họ cần làm và thời gian cần thực hiện. Điều này giúp chuỗi cung ứng sản phẩm mới không bị gián đoạn, giảm lượng hàng tồn kho và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định.

Tầm quan trọng của S&OP

1. Liên kết giữa các bộ phận trong công ty

Một trong những lợi ích nổi bật nhất của S&OP là nó giúp đảm bảo rằng toàn bộ doanh nghiệp hoạt động đồng bộ như một cỗ máy.

Các bộ phận sẽ tham gia và thực hiện công việc theo một kế hoạch chung, thay vì hoạt động độc lập và có thể ảnh hưởng đến các nhóm khác.

S&OP cũng giúp giảm thiểu tình trạng chất lượng sản phẩm không đồng đều, ảnh hưởng đến dây chuyền sản xuất. S&OP giúp thiết lập các tiêu chuẩn về chất lượng và thời gian để các bộ phận có thể đáp ứng yêu cầu công việc.

2. Giảm hàng tồn kho

Kế hoạch S&OP rõ ràng giúp bạn dự đoán nhu cầu thị trường và năng lực của công ty một cách chính xác.

Từ đó, bạn có thể giảm số lượng sản phẩm và nguyên liệu thô tồn kho mà không lo lắng về việc ảnh hưởng đến dây chuyền sản xuất hoặc chuỗi cung ứng.

Giảm hàng tồn kho đồng nghĩa với việc giảm chi phí lưu kho, bến bãi và các chi phí liên quan khác, giúp tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

3. Giảm chi phí

Chi phí sản xuất và hàng tồn kho đều góp phần vào chi phí sản phẩm. Nếu bạn có thể giảm hàng tồn kho, bạn sẽ giảm giá thành sản phẩm và làm cho nó hấp dẫn hơn đối với khách hàng.

Ngoài ra, việc giảm lượng nguyên liệu thô và sản phẩm lưu trữ cũng làm giảm nguy cơ thiệt hại và mất mát. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các nguyên liệu tươi sống hoặc dễ hư hỏng.

Đối với các thành phần này, bạn cần một phương pháp lưu trữ phức tạp và đắt tiền, làm tăng giá sản phẩm và khiến việc bán hàng và kiếm lợi nhuận trở nên khó khăn hơn.

4. Đảm bảo tiến độ sản xuất và tăng trải nghiệm khách hàng

S&OP cung cấp các yêu cầu chi tiết và đảm bảo nguồn cung nguyên liệu thô trong giai đoạn sản xuất để đảm bảo hoàn thành sản phẩm đúng chất lượng và thời gian.

Duy trì chuỗi cung ứng giúp đưa sản phẩm ra thị trường một cách chính xác, đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng và mang lại nguồn thu nhập ổn định cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, việc đáp ứng nhu cầu và xu hướng của thị trường cũng gián tiếp cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

Trải nghiệm người tiêu dùng là một yếu tố rất quan trọng. Trải nghiệm tốt khiến khách hàng muốn mua lại, gắn bó lâu dài và trở thành khách hàng trung thành của thương hiệu của bạn.

5. Năng suất ổn định

S&OP cũng mang lại lợi ích là ổn định năng suất của công ty.

Lý do là vì mọi thứ đã được lên kế hoạch hoàn chỉnh về số lượng và thời gian. Không còn tình trạng bộ phận này phải làm nhanh hơn bộ phận khác để bắt kịp tiến độ.

Ngoài việc làm cho dây chuyền sản xuất ổn định và mượt mà hơn, năng suất ổn định còn giúp tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh cho người lao động. Họ sẽ có thời gian làm việc tốt nhất, có thể cân bằng giữa công việc và nghỉ ngơi.

Nhân viên là nguồn lực quan trọng nhất của doanh nghiệp. Xây dựng một môi trường làm việc lành mạnh và lý tưởng sẽ thu hút nhiều tài năng đến phát triển công ty.

6. Đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác và linh hoạt

Cuối cùng, S&OP giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác và linh hoạt hơn.

Bởi vì quy trình S&OP đã làm rõ thông tin, kế hoạch và chi tiết liên quan đến chuỗi cung ứng hoặc dây chuyền sản xuất. Bạn cũng sẽ nắm vững tầm quan trọng, ý nghĩa và kết nối giữa các bước trong chuỗi cung ứng.

Nếu có sự cố xảy ra, bạn có thể tùy chỉnh kế hoạch. Sự sáng tạo sẽ giúp duy trì hoạt động của chuỗi cung ứng và kinh doanh, không bị ảnh hưởng và gián đoạn đến doanh thu.

Thực hiện hiệu quả 5 bước S&OP

1. Dự báo nhu cầu

Bước đầu tiên và cốt lõi của S&OP là dự báo nhu cầu thị trường trong tương lai.

Việc dự đoán sức mua của người tiêu dùng giúp doanh nghiệp cung cấp sản phẩm một cách hợp lý, không thiếu nhưng không quá nhiều, dẫn đến tồn kho và giảm doanh thu.

Để có được dự báo chính xác nhất, doanh nghiệp cần tiến hành nghiên cứu thị trường. Có nhiều cách và công cụ để thực hiện việc này, chẳng hạn như sử dụng các công cụ phân tích, khảo sát, phỏng vấn người tiêu dùng, công cụ theo dõi và phân tích hành vi người tiêu dùng, v.v.

Ngoài ra, cần nghiên cứu sâu về khách hàng để hiểu được động cơ mua hàng thực sự đằng sau quyết định mua hàng của họ.

Dự đoán nhu cầu còn phụ thuộc vào môi trường và thời tiết. Thời tiết có thể có tác động đáng kể đến kế hoạch của bạn, vì nhu cầu thị trường trong mùa này có thể khác biệt so với mùa khác. Ngoài ra, các sự kiện lớn của địa phương và quốc tế cũng đóng vai trò định hướng thị trường.

2. Yêu cầu lập kế hoạch

Các bước dự đoán chỉ là thu thập dữ liệu để ước tính nhu cầu trong tương lai. Tiếp theo, các doanh nghiệp cần phân tích các báo cáo và dữ liệu thống kê thu được.

Bạn cần xác định tỷ lệ phần trăm của thị trường và đối tượng mục tiêu đang có nhu cầu cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định.

Thời gian cần được xem xét trong một thời gian dài, ví dụ từ 3 đến 6 tháng hoặc 1 năm trở lên.

Kế hoạch cần phối hợp các bước sau đây để tính toán xem công ty có đủ năng lực để đáp ứng nhu cầu thị trường hay không. Nếu không đủ, có thể tăng cường năng lực bằng cách thuê thêm nhân công hoặc hợp tác với các nhà sản xuất khác?

3. Pre-S&OP

Trước khi lên kế hoạch chi tiết, bạn cần "khởi động" bằng một số bước chuẩn bị.

Pre-S&OP sẽ xem xét các trở ngại và nhược điểm mà doanh nghiệp đang gặp phải. Bạn có đủ nhân lực để đạt được mục tiêu lập kế hoạch không? Bạn có thiếu tài nguyên, nguyên liệu hoặc điều kiện nào không?

Xem xét dữ liệu báo cáo từ các bộ phận để hiểu quan điểm của họ về từng vấn đề.

4. Kế hoạch cung cấp

Sau khi hoàn thành các bước chuẩn bị, doanh nghiệp cần thực hiện kế hoạch cung cấp.

Kế hoạch chuỗi cung ứng bao gồm các kế hoạch phân phối, sản xuất, cung cấp và bảo trì. Cần phác thảo các yêu cầu cụ thể của từng bước và phối hợp với các đối tác để hoàn thành từng giai đoạn và toàn bộ chuỗi.

5. Quản lý S&OP

Tiếp theo, cần có sự tham gia của tất cả các thành viên trong ban điều hành, các bộ phận quản lý và người phụ trách nhóm làm việc để tổ chức cuộc họp S&OP.

Sử dụng thông tin từ các bước trước, các thành viên sẽ thảo luận và xây dựng các kế hoạch hoạt động cho toàn bộ doanh nghiệp. Cần xem xét các tình huống có thể xảy ra dựa trên dự báo nhu cầu và khả năng đáp ứng của doanh nghiệp.

Kế hoạch S&OP phải phù hợp với tất cả các bộ phận trong công ty. Mỗi bộ phận sẽ thực hiện nhiệm vụ được giao mà không có bất kỳ khiếu nại nào, thực hiện trách nhiệm và làm việc chăm chỉ, hài hòa.

6. Thực hiện và đánh giá

Sau khi kế hoạch chi tiết cuối cùng được đưa ra, bước cuối cùng là thực hiện kế hoạch. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp cần giám sát và đánh giá hiệu quả của kế hoạch một cách toàn diện và chính xác.

Dựa trên kết quả đánh giá, bạn có thể biết kế hoạch có đi đúng hướng hay không và đưa ra các điều chỉnh phù hợp.

Có thể thấy rằng S&OP là một giai đoạn quan trọng cần được hoàn thành trước khi vận hành hệ thống kinh doanh. TVD Media hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về S&OP và các bước thực hiện. Từ đó, bạn có thể áp dụng S&OP để mang lại sự phát triển ổn định và tăng doanh thu cho doanh nghiệp của mình.

Nếu bạn cần tư vấn về các dịch vụ thiết kế website, SEO website, chạy quảng cáo Google Ads, Facebook Ads, Tiktok Ads, Zalo Ads và các dịch vụ marketing online khác, hãy liên hệ với TVD Media qua số điện thoại: +84966779629 hoặc truy cập website: tvdmedia.vn để biết thêm thông tin chi tiết.