SmartLib: Quản Lý Thư Viện Trường Học Hiệu Quả

Việc giới thiệu phần mềm quản lý thư viện trường học đã đạt được thành công lớn, khiến việc quản lý các thư viện trường học không còn là khó khăn so với các phương pháp quản lý truyền thống. Hệ thống quản lý thư viện giúp các nhà quản lý dễ dàng kiểm soát số lượng thư viện và đơn giản hóa quá trình giám sát các khoản vay, thanh toán và sổ sách.

Để đáp ứng nhu cầu của người dùng, TVD Media đã phát triển thành công gói phần mềm SmartLib - phần mềm quản lý thư viện thông minh. Hệ thống quản lý thư viện SmartLib tập trung vào nhiều chức năng nổi bật đáp ứng tất cả các yêu cầu cần thiết của hầu hết các thư viện trường học và trung tâm sinh viên.

Phần mềm quản lý thư viện là gì?

Phần mềm quản lý thư viện là một công cụ nhằm tiêu chuẩn hóa và cải thiện hiệu quả quản lý, đặc biệt là dữ liệu, tài liệu và sách của thư viện. Phần mềm giúp đảm bảo quản lý theo một thứ tự khoa học nhất định, giúp bạn theo dõi tất cả các hoạt động của thư viện mỗi ngày.

Ứng dụng quản lý thư viện điện tử phù hợp cho các trường học từ trường tiểu học đến đại học. Phần mềm đã được sử dụng rộng rãi và trở thành một bộ phận rất hiệu quả, nhận được phản hồi tích cực và đánh giá cao từ các trường học.

Khó khăn trong quản lý thư viện trường học

Khi trường học và trung tâm không ứng dụng công nghệ trong quản lý thư viện, các nhà quản lý thư viện sẽ gặp nhiều khó khăn, đặc biệt:

• Khó khăn trong việc tìm kiếm và theo dõi sách: Việc tìm kiếm một cuốn sách cụ thể trong một thư viện lớn có thể tốn nhiều thời gian và công sức.
• Quản lý số lượng sách mượn và trả: Việc theo dõi ai đã mượn sách gì và khi nào họ cần trả lại có thể trở nên phức tạp và dễ xảy ra sai sót.
• Kiểm kê sách định kỳ: Việc kiểm kê số lượng sách hiện có trong thư viện để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu có thể là một công việc tốn thời gian và công sức.
• Quản lý thông tin độc giả: Việc thu thập và quản lý thông tin về độc giả, như tên, địa chỉ và thông tin liên hệ, có thể đòi hỏi nhiều công sức và thời gian.
• Báo cáo và thống kê: Việc tạo ra các báo cáo và thống kê về hoạt động của thư viện, như số lượng sách mượn, số lượng độc giả mới và số lượng sách bị mất, có thể tốn nhiều thời gian và công sức.

Do đó, phần mềm quản lý sách như SmartLib ra đời như một giải pháp tốt nhất, dựa trên nhiều phân tích chi tiết và nghiên cứu thực tế của các dự án phát triển phần mềm cho các trường học và các hoạt động quản lý trung tâm.

Những lợi thế của hệ thống quản lý thư viện

Mục đích của hệ thống quản lý thư viện là giúp đơn giản hóa quá trình giám sát và kiểm kê. Ngoài ra, phần mềm quản lý thư viện trường học còn có một số lợi thế tuyệt vời, chẳng hạn như:

• Tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên thư viện.
• Nâng cao hiệu quả quản lý và độ chính xác của dữ liệu.
• Cung cấp thông tin chi tiết về hoạt động của thư viện.
• Cải thiện trải nghiệm của độc giả.
• Dễ dàng quản lý và tìm kiếm thông tin sách.
• Giảm thiểu sai sót trong quá trình mượn trả sách.
• Tự động hóa các tác vụ thủ công.
• Cải thiện khả năng bảo mật của dữ liệu.

Những lợi ích của việc áp dụng hệ thống quản lý thư viện SmartLib

Việc áp dụng phần mềm quản lý thư viện trực tuyến làm cho quản lý không còn khó khăn như các phương pháp quản lý truyền thống. Hệ thống phần mềm quản lý thư viện SmartLib đáp ứng 99% các hoạt động cần thiết và các chức năng mà các thư viện yêu cầu, với các lợi ích cụ thể như:

Tiết kiệm rất nhiều thời gian

Với một số lượng lớn sách, bạn không thể quản lý nó bằng phương pháp thủ công. Phần mềm quản lý sách thư viện cho phép tạo thẻ kho. Từ những thẻ thư viện đó, nhân viên thư viện sẽ nhận được số liệu thống kê chi tiết nhất. Ngoài ra, nó cũng hỗ trợ tìm kiếm nhanh, dễ dàng và thuận tiện, giúp thư viện tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Thông tin quản lý dễ dàng và theo dõi thời gian mượn trả sách

Việc áp dụng hệ thống quản lý thư viện tích hợp nhiều chức năng khác nhau. Phần mềm cho phép quản lý thông tin của người đọc, chẳng hạn như: tên đầy đủ, lớp học, ngày vay, số lượng vay và hỗ trợ tạo thẻ kho để nhân viên có thể dễ dàng phân loại và thống kê thông tin. Do đó, các nhà quản lý sách dễ dàng biết những người đọc mượn hoặc hoàn trả sách một cách chi tiết nhất.

Trao đổi, dễ dàng xử lý công việc giữa nhân viên

Phần mềm quản lý thư viện điện tử cho phép tạo tài khoản đăng nhập và quản lý khác biệt của từng mô-đun của nhân viên thư viện. Tất cả các hoạt động của mỗi nhân viên sẽ được lưu trữ, bao gồm dữ liệu và các hoạt động giao dịch trên phần mềm. Do đó, trao đổi nhiệm vụ giữa nhân viên trở nên đơn giản.

Tùy chỉnh phần mềm khi quy trình làm việc thay đổi

Khi thay đổi quy trình làm việc, thông tin về tài liệu sách, các khoản vay liên quan, ngày vay, tên đầy đủ và thông tin lớp đã được lưu trữ trên máy chủ. Do đó, chúng ta có thể dễ dàng tùy chỉnh phần mềm mà không phải lo lắng về việc mất hoặc thông tin can thiệp.

Ngoài ra, TVD Media cung cấp các kế hoạch hỗ trợ miễn phí cho các chức năng để đảm bảo các đặc điểm và cơ chế chức năng phù hợp nhất với nhu cầu của khách hàng.

Các chức năng của phần mềm quản lý thư viện SmartLib

Hệ thống phần mềm quản lý thư viện SmartLib bao gồm một bộ gồm 7 chức năng cần thiết để đáp ứng tất cả các nghiệp vụ cần thiết của các trường học và các tổ chức giáo dục.

Chức năng quản lý dữ liệu

Theo quyền của các ứng dụng quản lý, hệ thống quản lý dữ liệu giúp đảm bảo rằng việc truy cập từng đối tượng theo từng vai trò cụ thể và thực hiện các hoạt động nhất định.

Hệ thống phần mềm quản lý thư viện kỹ thuật số của trường sẽ bao gồm các quyền cơ bản sau: Siêu quản trị viên, quản trị viên, thủ thư, người đọc. Do đó, quản trị viên là người cao nhất có thể kiểm soát và nắm bắt quyền thực thi nhiệm vụ.

Nhiệm vụ được cho phép bởi chức năng này bao gồm:

• Quản lý người dùng: Thêm, sửa, xóa người dùng.
• Phân quyền người dùng: Gán quyền truy cập và thực hiện các chức năng khác nhau cho từng người dùng.
• Quản lý nhật ký hoạt động: Theo dõi tất cả các hoạt động được thực hiện trên hệ thống.

Quản lý thông tin sổ sách

Ứng dụng quản lý SmartLib kết hợp chức năng này để giúp nhân viên dễ dàng quản lý từng cuốn sách. Cụ thể, chức năng quản lý của thư viện hỗ trợ các thông tin sau:

• Tên sách
• Tác giả
• Thể loại
• Nhà xuất bản
• Năm xuất bản
• Số lượng
• Vị trí

Đồng thời, phần mềm quản lý thư viện cũng giúp giám sát và quản lý tổn thất, số lượng sách bị hư hỏng,...

Chức năng tìm kiếm sách

Hầu như mọi thư viện trường học/trung tâm đều có nhiều loại sách và mỗi loại có nhiều cuốn. Do đó, hệ thống quản lý thư viện trường học cho phép tìm kiếm theo nhiều tiêu chí, chẳng hạn như tiêu đề của cuốn sách, tác giả, thể loại và sách trong thư viện, giúp nhân viên tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Quản lý mượn/trả sách

Thư viện là nơi cung cấp các tài liệu để đáp ứng nhu cầu học tập và công việc của độc giả. Nếu không có phần mềm quản lý, số lượng độc giả và sách mượn có thể dễ dàng khiến nhân viên thư viện quá tải. Hệ thống quản lý mượn/trả sách trong thư viện cho phép:

• Quản lý thông tin người mượn
• Quản lý thông tin sách
• Theo dõi thời gian mượn/trả
• Tính phí trễ hạn

Chức năng thống kê, báo cáo

Phần mềm thư viện điện tử cho phép nhân viên thực hiện công việc thống kê, báo cáo in trên các tài liệu liên quan và sử dụng các quỹ bổ sung chính xác. Bao gồm cả công việc sau:

• Thống kê số lượng sách
• Thống kê số lượng độc giả
• Thống kê số lượng sách mượn/trả
• Báo cáo tình hình hoạt động của thư viện

Đồng thời, hệ thống cũng sẽ chỉnh sửa một mẫu báo cáo riêng biệt hoặc xóa mẫu báo cáo tùy thuộc vào đặc điểm của mỗi thư viện.

Văn phòng phẩm tích hợp

Hệ thống quản lý thư viện tích hợp chức năng văn phòng phẩm trong phần mềm quản lý thư viện để cho phép người dùng tạo văn phòng phẩm để lưu trữ và cho vay tương tự như sách. Với chức năng này, trường học/trung tâm có thể thêm nhiều sản phẩm phù hợp với nhu cầu văn phòng phẩm để vay/trả.

Tích hợp mã vạch, mã QR

Phần mềm quản lý thư viện SmartLib tích hợp các chức năng mã vạch và mã QR vào hệ thống để giúp việc quản lý thư viện trở nên chuyên nghiệp hơn.

Liên hệ với TVD Media qua số điện thoại +84966779629 để được tư vấn chi tiết về phần mềm quản lý thư viện SmartLib.