Quản lý đơn hàng A-Z: Quy trình & Phần mềm tốt nhất | TVD Media

Quản lý đơn hàng là yếu tố quan trọng nhất trong kinh doanh cửa hàng hoặc kinh doanh trực tuyến. Việc quản lý đơn đặt hàng không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm mua sắm của khách hàng, mà còn tác động đến toàn bộ hệ thống quản lý của cửa hàng. Quá trình này liên quan đến các hoạt động cung cấp, ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập kinh doanh, vận hành và chi phí quản lý. Vậy quản lý đơn hàng là gì? TVD Media sẽ giúp bạn hiểu rõ về quản lý đơn hàng và các nguyên tắc để quản lý hiệu quả.

Quản lý đơn hàng là gì? Tại sao bạn cần quản lý đơn đặt hàng?

Quản lý đơn hàng là một quá trình liên quan đến việc giám sát các đơn đặt hàng và xử lý tất cả các giai đoạn để hoàn thành đơn đặt hàng, bao gồm: chuẩn bị sản phẩm, đóng gói, vận chuyển và xử lý các vấn đề phát sinh.

Mỗi doanh nghiệp sẽ chọn các hình thức quản lý đơn hàng khác nhau tùy theo quy mô và đặc điểm kinh doanh/cửa hàng. Có nhiều cách tiếp cận quản lý đơn hàng khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Quản lý bán hàng không chỉ liên quan đến tài nguyên và tài nguyên vật chất của cửa hàng, mà còn liên quan đến nhà cung cấp và dịch vụ khách hàng trước và sau bán hàng.

Quản lý đơn hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quá trình bán hàng. Từ đó, giúp người quản lý phân loại nhu cầu của khách hàng và đảm bảo đơn hàng được giao đúng hạn. Các nhà cung cấp sẽ xử lý các đơn đặt hàng bằng cách sản xuất mới hoặc sử dụng hàng tồn kho.

Bước quản lý đơn hàng tiêu chuẩn

Tùy theo quy mô, mỗi cửa hàng/doanh nghiệp sẽ có các quy trình quản lý đơn hàng khác nhau. Tuy nhiên, nói chung, có ba bước cơ bản: nhận đơn đặt hàng, xử lý đơn đặt hàng và dịch vụ khách hàng sau bán hàng.

Bước 1: Nhận đơn đặt hàng

Việc tiếp nhận các đơn đặt hàng trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến. Có nhiều loại đơn đặt hàng trong ngành thương mại điện tử:

Đơn hàng trực tiếp từ website/ứng dụng
Đơn hàng từ các sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki...)
Đơn hàng qua điện thoại
Đơn hàng từ các kênh mạng xã hội (Facebook, Zalo, Instagram...)

Hiểu rõ từng loại đơn hàng sẽ giúp bạn quản lý và giám sát hiệu quả hơn. Nếu số lượng đơn đặt hàng lớn, hãy xem xét:

Sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng
Tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng
Đào tạo nhân viên chuyên nghiệp

Bước 2: Xử lý đơn đặt hàng

Xử lý đơn đặt hàng là một bước quan trọng, bao gồm kiểm tra chất lượng sản phẩm, đóng gói cẩn thận và đáp ứng các tiêu chuẩn của khách hàng. Tốc độ và độ chính xác là hai yếu tố quan trọng cần chú ý trong quá trình này.

Có ba phương pháp xử lý đơn đặt hàng phổ biến:

Tự xử lý: Doanh nghiệp tự thực hiện tất cả các công đoạn.
Thuê ngoài: Doanh nghiệp thuê một đơn vị khác xử lý đơn hàng.
Kết hợp: Doanh nghiệp tự xử lý một số công đoạn và thuê ngoài các công đoạn còn lại.

Quy trình xử lý đơn hàng thường bao gồm ba bước: lấy hàng, đóng gói và vận chuyển.

Lấy hàng

Đây là công việc lấy sản phẩm từ kho. Với số lượng lớn đơn hàng và nhiều loại sản phẩm, việc tìm kiếm và lấy đúng sản phẩm có thể gặp khó khăn. Các giải pháp bao gồm:

Sử dụng hệ thống quản lý kho hàng (WMS)
Sắp xếp kho hàng khoa học
Áp dụng các phương pháp lấy hàng hiệu quả (ví dụ: lấy hàng theo lô)

Đóng gói

Đóng gói hàng hóa cẩn thận giúp bảo vệ sản phẩm, tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đảm bảo vận chuyển an toàn.

Quá trình đóng gói bao gồm:

Chọn vật liệu đóng gói phù hợp
Kiểm tra kỹ sản phẩm trước khi đóng gói
Đánh dấu thông tin cần thiết lên bao bì (trọng lượng, kích thước, mã sản phẩm...)

Giao hàng

Giao hàng là bước cuối cùng trong quá trình xử lý đơn hàng. Để giao hàng thành công, cần:

Chọn đơn vị vận chuyển uy tín
Cung cấp thông tin giao hàng chính xác
Theo dõi trạng thái đơn hàng
Thông báo cho khách hàng về thời gian giao hàng dự kiến

Bước 3: Yêu cầu giải pháp sau bán hàng

Để mang lại trải nghiệm mua sắm tốt nhất và tăng cường lòng trung thành của khách hàng, bạn cần giải quyết các vấn đề phát sinh sau khi khách hàng nhận hàng thành công.

Lắng nghe phản hồi của khách hàng, hiểu rõ các vấn đề họ gặp phải (ví dụ: giao hàng không đúng, sản phẩm bị lỗi...) và đưa ra các giải pháp phù hợp (ví dụ: đổi trả hàng, hoàn tiền, tặng mã giảm giá...).

Phương pháp quản lý đơn hàng hiệu quả

Quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là yếu tố then chốt trong quản lý đơn hàng. Hàng tồn kho sẽ xác định khả năng bán hàng và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Sự sai lệch trong quản lý hàng tồn kho sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp của bạn.

Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, bạn cần:

Kiểm kê hàng hóa thường xuyên
Sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho
Đồng bộ hóa hàng tồn kho giữa các kênh bán hàng

Phân loại đơn hàng

Phân loại trạng thái đơn hàng là điều cần thiết để đảm bảo tiến trình xử lý đơn hàng. Việc phân loại các đơn đặt hàng giúp quá trình vận chuyển sản phẩm đến khách hàng diễn ra suôn sẻ, tránh tình trạng chậm trễ.

Quản lý giao vận

Sau khi xác nhận đơn đặt hàng, người bán tiến hành đóng gói và giao cho đơn vị vận chuyển. Trong quá trình này, bạn cần xác nhận thông tin quan trọng (ví dụ: thời gian giao hàng dự kiến) và theo dõi trạng thái đơn hàng để đảm bảo giao hàng đúng hẹn.

Giải quyết các vấn đề phát sinh

Trong một số trường hợp, khách hàng có thể từ chối nhận hàng hoặc trả lại hàng. Bạn cần có quy trình giải quyết các vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Chọn hệ thống quản lý đơn hàng phù hợp

Với sự phát triển của công nghệ, việc sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp. Các phần mềm này giúp tự động hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời giảm thiểu sai sót.

TVD Media khuyên bạn nên tìm hiểu và lựa chọn một phần mềm quản lý đơn hàng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý đơn hàng nào tốt nhất?

Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý đơn hàng trên thị trường. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp. Một số tiêu chí cần xem xét khi lựa chọn phần mềm bao gồm:

Tính năng
Giá cả
Khả năng tích hợp với các hệ thống khác
Dễ sử dụng
Hỗ trợ khách hàng

TVD Media là đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ thiết kế website, SEO website, chạy quảng cáo Google Ads, Facebook Ads, Tiktok Ads, Zalo Ads, và các dịch vụ marketing online khác. Chúng tôi có đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn lựa chọn giải pháp quản lý đơn hàng phù hợp nhất.

Liên hệ với TVD Media ngay hôm nay qua số điện thoại: +84966779629 để được tư vấn miễn phí!

Ngày viết: 2024-01-22 07:33:09